Digitalisering vindt steeds meer zijn weg in de werking van het Openbaar Ministerie. Elke dag zet een grote groep mensen zich in om mensen en computers te laten samenwerken en de krachten te bundelen. Waar staan we nu? Welke tools zijn er? Wat is er voorzien voor de burger? En hoe zal iedereen binnen het Openbaar Ministerie hierin zijn plekje hebben? Stephanie Vanthienen, nationaal IT-magistraat bij het Openbaar Ministerie, klaart het uit.
Vanuit Europa en de Rechterlijke Orde werd gesignaleerd dat Justitie in België nog te veel op papier werkt. Het was tijd om daar verandering in te brengen. “Dit omdat we meer en meer in een digitale maatschappij leven, waarin ook onze collega’s, partners en stakeholders digitaal willen werken”, zegt Stephanie.
Stephanie raakte betrokken bij het project vanaf de uitrol van MaCH, het dossierbeheersysteem van Justitie. “Ik was toen de jongste collega bij parket Leuven en ben er dan zo ingerold. De ICT-projecten zitten binnen de bevoegdheid van de procureur-generaal van Gent en ik heb de collega die de digitalisering opvolgde, vervangen. Toen ze vroegen om het digitaal dossier erbij te nemen, leek me dat een heel fijne uitdaging”, vult Stephanie aan.
Stand van zaken binnen Justitie
Er is binnen de Rechterlijke Orde eensgezindheid dat er één dossierbeheersysteem moet komen ter vervanging van alle bestaande dossierbeheersystemen die nu naast elkaar werken. Dat is nodig om de informatie-uitwisseling vlot te laten verlopen. Dit nieuwe dossierbeheersysteem is in volle opbouw en kreeg de naam JustCase. Er is een volgorde afgesproken die bepaalt welke entiteiten wanneer zullen overstappen naar het nieuwe dossierbeheersysteem. Zo is het eerst de beurt aan het Hof Van Cassatie en de strafuitvoeringsrechtbanken, daarna volgen de jeugdparketten en de jeugdrechtbanken enz.
MaCH wordt als laatste vervangen. Voor de MaCH-gebruikers is daarom wel al ingezet op een meer intuïtieve interface: JustOne.
“Deze interface bevat een overzicht en informatie over het dossier zoals de titularis, de status van het dossier, de advocaten enzovoort. We hebben er ook voor gezorgd dat we binnen het Openbaar Ministerie al zoveel mogelijk met één systeem werken, wat belangrijk is voor uniforme werkprocessen en statistieken. Daarom zijn de parketten-generaal en de auditoraten-generaal al overgestapt naar JustOne. Wanneer we dan uiteindelijk overstappen naar het nieuwe dossierbeheersysteem voor de volledige Rechterlijke Orde (JustCase), kunnen we alles in één keer overzetten. Ondertussen leren we iedereen digitaal in een dossierbeheersysteem werken.”
“Naast ons dossierbeheersysteem werken we ook aan een digitaal dossier. Eén applicatie waar de gehele Rechterlijke Orde het digitaal dossier kan raadplagen: JustView. JustView is de applicatie om digitale dossiers snel en eenvoudig te bekijken.”
Dit digitaal dossier zal ook gelinkt zijn aan JustOne en JustCase, zodat het dossierbeheersyteem en het digitaal dossier optimaal functioneren en gelinkt zijn.
De weg van een dossier
De politie heeft eigen dossierbeheersystemen waarin ze hun PV’s opstellen. Elk nieuw proces-verbaal krijgt een nummer (aanvankelijk pv-nummer). Zodra een PV afgewerkt is, gaat dit via de ePV-flux naar Justitie en komt dit terecht in JustView. De toegangsrechten tot het digitaal dossier zijn reeds ingesteld, zo heeft alleen het Openbaar Ministerie toegang tot het digitaal dossier wanneer het een opsporingsonderzoek betreft. Wanneer het dossier in gerechtelijk onderzoek zit, heeft de onderzoeksrechter ook toegang.
Naast een ePV-flux is er ook een dataflux tussen politie en Justitie. Deze dataflux (Justflux of Cirflux) stuurt gegevens door naar het dossierbeheersysteem (JustOne). Aan de hand van deze data wordt er een nieuw dossier ingeschreven. “Dankzij de parameterbox wordt het dossier automatisch ingeschreven op het juiste kabinet”, legt Stephanie uit.
“Vandaag weet je in welk dossier je moet werken, omdat iemand dat dossier fysiek op je bureau is komen leggen of omdat je zelf ergens een lijstje bijhoudt. Om dit overzicht digitaal na te bootsen, hebben we in JustOne een virtueel bureau en een virtuele kast gebouwd. De virtuele desk in JustOne zal dit najaar bijvoorbeeld aan de titularis tonen hoeveel nieuwe dossiers er toegekomen zijn aan zijn of haar kabinet.”
Voor de administratie is er in JustOne voorzien in een knop ‘planning’. Deze knop voorziet allerei planning- en opvolgingstools om langdurige opsporingsonderzoeken, onbeantwoorde kantschriften (schriftelijke opdrachten)... op te volgen.
Verschil tussen digitalisering en digitale transformatie
Digitaliseren is het papieren werkproces digitaal maken. Dit biedt ook een kans om bepaalde processen te optimaliseren of kritisch te bekijken en te hervormen.
Digitale transformatie gaat over personeelsbeleid, taakverdeling, werklast, vaardigheden en competenties. “Digitale transformatie gaat natuurlijk samen met de digitalisering en de tools die je hebt. Als je digitale profielen wil aantrekken, heb je ook goed werkende digitale tools en voldoende basisapparatuur nodig. Je kan pas mensen een taak laten opnemen in de digitale omgeving wanneer deze basis intuïtief is en werkt”, zegt Stephanie.
“We zien een heel groot potentieel in de zaken die we kunnen automatiseren, bijvoorbeeld het inschrijven van dossiers. Dan kunnen we aan datacontrole doen of bekijken of een kantschrift op tijd wordt beantwoord. Voor iedereen binnen het Openbaar Ministerie zal een plaats blijven, zodat menselijk werk impact heeft daar waar het impact moet hebben en waardoor we hun talenten (nog) meer kunnen benutten. Het biedt ook extra mogelijkheden zoals van thuis uit werken of met meerdere tegelijk in hetzelfde dossier werken."
Voor de burger, deskundige, justitie-huizen, advocaten...
Dé toegangspoort tot Justitie voor de burger, maar ook de advocaat, de deskundige en het slachtofferonthaal is en wordt Just-on-web, een online portaal dat alle diensten van de FOD Justitie bundelt op één platform. Burgers kunnen er boetes, informatie rond bewindvoering, uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand raadplegen en op termijn ook strafregisters.
“Via Just-on-web kunnen burgers, advocaten, deskundigen, justitieassistenten... binnenkort alles makkelijk online vinden, zoals de toegang tot een dossier (via de applicatie JustConsult-JustView). Op termijn willen we ook dat slachtoffers hier hun gegevens kunnen beheren of aangeven dat ze op de hoogte gehouden willen worden van het dossier. Door de digitale inzage van een dossier kunnen slachtoffers bijvoorbeeld samen met de dienst slachtofferonthaal het dossier inkijken in een voor het slachtoffer vertrouwde omgeving.”
“Het zal voor alle partijen in de toekomst ook mogelijk zijn om stukken in te dienen en neer te leggen in strafzaken”, zegt Stephanie. Op Just-on-web zal hiervoor een knop voorzien worden, die vervolgens de applicatie JustDeposit (vervanger E-deposit) opent. Deze stukken worden dan toegevoegd aan het digitaal dossier (JustView), de administratie en de titularus van het dossier zullen van deze neerlegging een melding krijgen in JustOne.”
Het kantelpunt
Volgens Stephanie zit de digitalisering nu op een kantelpunt. “We werken nog op papier, ook al voelen we al een klein beetje de digitalisering. We zien ePv’s toekomen, nog niet helemaal zoals we het zouden willen, maar ze komen wel al toe. Wanneer gaat de werklast minderen en gaan we de kwaliteit en de volledigheid van het digitaal dossier zien toenemen? Hiervoor zijn drie zaken cruciaal: ten eerste, het kunnen openstellen van het digitaal dossier naar burgers, advocaten etc via Just-On-web. Hiervoor hebben we de applicatie JustConsult-JustView nodig. Ten tweede, het kunnen ontvangen van digitale stukken in strafzaken. Hiervoor is de applicatie JustDeposit cruciaal. Ten derde, de digitale handtekening voor de leden van de Rechterlijke Orde. Het volgende gerechtelijke jaar gaat maximaal ingezet worden op de ontwikkeling van deze drie zaken, zodat we hopelijk eind 2026 kunnen laten weten dat het authentieke digitale dossier een feit is.”
“Ik begrijp waarom mensen denken: hoe kan dat nu een jaar duren bijvoorbeeld? Wel, we zijn aan het werk met belastinggeld en daar zit terecht veel controle op. Je moet een fiche maken, dit laten goedkeuren door de inspecteur van financiën en daarna moet je de tools bouwen. Dit doe je door iedereen goed te bevragen, zodat alle details kloppen. De tool moet ook grondig getest worden, er moeten richtlijnen opgesteld worden, programma’s aan elkaar gelinkt worden enz. We hebben al grote stappen gezet, maar ik snap dat collega’s soms vinden dat het niet snel genoeg gaat. Het geeft wel de kans ook de collega’s mee te nemen die opmerken dat het allemaal veel te snel gaat. Elke collega van het Openbaar Ministerie aan boord krijgen en houden, dat blijft het belangrijkste.”
Het Openbaar Ministerie blijft inzetten op het optimaliseren van het dossierbeheersysteem en het digitaal dossier. Dit zijn digitale hulpmiddelen. Het belangrijkste kapitaal van het Openbaar Ministerie blijft het menselijk kapitaal. “Er is een heel constructieve samenwerking binnen de Rechterlijke Orde en we hebben dezelfde visie en prioriteiten. We hebben een heel groot team van magistraten en administratie die constructief samenwerken. Dat kan de naam JustOne alleen maar benadrukken.”
“Als we mensen en computers laten samenwerken, versterken we ons belangrijkste kapitaal: collega’s kunnen zich toeleggen op hun kerntaken, datakwaliteit zal stijgen, foutenmarges kunnen tot een minimum worden herleid, werken op verplaatsing en de toegang tot relevante informatie zal efficiënter verlopen. Op het einde van de rit moet iedereen er beter van worden. Iedereen moet met trots kunnen zeggen: “ik werk voor het Openbaar Ministerie.”